定义:计算机会计是指使用计算机执行会计功能或过程。它涉及通过会计软件以电子方式录制和分析金融交易。
会计软件是用于数据录制和处理的框架。公司可以使用可用的现成软件或获取自定义会计软件。
它以形式提供了重要信息报告根据用户要求。这些用户可以是:
- 会计师
- 经理
- 雇员
- 利益相关者
计算机会计是使用人工智能的信息系统。它还涉及会计系统的集成和自动化。数据的输入和报告的准备GAAP。
注意:GAAP是普遍接受的缩写会计原则。
在计算机会计中,人类干预相对较少。它导致生成:
- 准确的
- 可行的
- 无错误
必须在会计框架中输入正确的信息,需要手动会计。
在当前情况下,所有组织都使用计算机会计,除了小规模的会计。小型组织可能会继续使用手动会计来节省成本。
内容:计算机会计
好处
计算机会计系统提供了以下几个好处:
- 无错误的会计
计算机会计系统使用人工智能。生成的报告考虑交易的每一分钟细节。 - 较少的人力
通过软件准备帐户需要更少的人力资源。必威全新精装版人员的要求是仅用于数据输入和分析。
休息每个处理都会在软件上自动进行。 - 记录中的一致性
该会计系统在记录维护方面具有一致性。该系统具有系统预定义的结构存储和显示数据。 - 自动化
组织必须在软件内提供数据。该软件会自动创建分类帐,试用余额,损益表和资产负债表等。 - 时间效率
该软件易于使用,并且在记录维护中消耗的时间更少。
该软件的设计和开发是,尤其是出于会计目的。因此,为组织节省时间和成本。 - 管理和控制
与手动会计相比,管理和控制财务数据很容易。 - 可访问性
我们可以单击一次保存并检索保存的信息。该会计系统还为数据提供了安全性。
只有授权人员才能访问公司帐户。 - 提高效率
会计系统的自动化有助于提高效率。
它可以时间和资源的优化以及帐户维护的准确性。 - 有吸引力的质量报告
报告生成是自动的。它利用用户保存的信息。
这些报告分析信息。并根据用户要求使用视觉工具以合并形式描绘它。 - 安全
计算机会计系统促进了对公司帐户的保护。
会计软件受密码保护。并且仅允许授权用户访问数据。
缺点
除了一些优点外,计算机会计也具有某些缺点。以下是计算机会计的缺点。
- 数据损坏
存储在软件中的数据可能会损坏。内部和外部用户可以阻碍数据在软件中。
它还受到黑客可能访问和泄漏关键信息的威胁。 - 失业
计算机会计系统的安装导致失业。由于自动化,对人员的需求较小。 - 系统错误
计算机是一台机器,可能会有系统故障。因此,会计过程将停止直到修复为止。同时,如果需要,将手动管理或重新输入帐户。 - 技术过时
在当前情况下存在连续的技术进步。会计系统将在一段时间后过时。
因此,需要再投资以获取更新版本。它不必要地消耗公司宝贵的时间和资源。 - 数据输入不正确
在计算机会计系统中,数据输入是手动的。因此,数据输入时可能会出现错误。这将导致数据不准确和无法识别的错误。 - 熟练的员工
该系统需要特定的软件操作技能。该组织需要雇用熟练的人员来操作会计软件。 - 增加成本
获取,安装和维护软件是一件昂贵的事情。小公司可能负担不起这些费用。因此,继续使用手动会计。 - 基于程序
该会计系统是基于程序的,并遵循预定义的说明。声明中可能不会预见到未知错误。
重要性
- 它有助于内部和外部用户的数据可用性。
- 该系统有助于执行快速准确的会计过程。
- 对包含批量交易的大型组织有帮助。
- 它可以执行薪资,债权人和借方会计。
- 一种有组织的维护帐户和报告生成的方式。
特征
- 数据存储:数据的记录在此系统中以数字形式为单位。它为数据修改,检索和删除提供了便利。
- 快速更新:库存的变化在数据输入时同时反映。
- 集成系统:这是一个更快,易于使用的集成系统。
- 避免单调工作:会计师通常会被单调的工作感到无聊。
计算机会计基于编程。因此,录制后只需跟踪帐户即可。 - 迅速决策:会计信息的表示形式是简化的。因此,做出决定是迅速而有效的。
- 透明度:日常活动的记录是系统性的和有条理的。导致透明度和对业务的控制。
- 定制:会计软件并不严格。组织可以根据其要求来购买自定义软件。
- 可伸缩性:可以根据公司结构更新计算机会计。
它甚至能够管理大量交易。
计算机会计系统的基本要求
- 系统必须满足业务的基本要求。
- 该软件应该易于访问和理解。
- 会计软件必须按照当前的操作系统。
- 该软件必须灵活,并且还可以在其他平台上运行。
- 在选择软件时,必须考虑相关的成本和维护费用。
- 会计框架的用户界面应不那么复杂。
- 导入和导出数据必须轻松。
- 该软件必须提供数据安全性并抵制未经授权的访问。
- 还必须考虑提供该软件的供应商的信誉。
类型计算机会计软件
会计软件的选择取决于用户的要求。这些公司可以在下面提到的三种软件中进行选择:
- 现成软件
- 定制软件
- 量身定制的软件
现成软件
这些是市场上已经可用的会计软件。它是为了满足用户一般的要求。公司可以购买此软件,也不需要专业知识来使用它。
示例: - Tally,专业会计师和忙碌等。
- 对于小公司来说,这是可行的,因为它的成本较低。
- 不需要特殊技能来操作软件。
- 适合组织将较低交易。
- 数据对会计欺诈行为的担保较少,敏感。
- 与其他软件的相互连接性最低。
- 有限数量的用户可以同时处理该软件。
定制软件
在这里,对现有软件进行了修改。这些修改符合用户的特殊要求。这些公司必须为修改支付额外费用。
- 适用于中型和大型公司。
- 它比现成软件相当昂贵。
- 能够管理大量的金融交易。
- 公司必须培训员工以操作软件。
- 该软件可以链接到公司管理信息系统(MIS)。
- 数据在定制软件中更加安全。
- 一些指定数量的用户可以获得授权访问权限。
量身定制的软件
它是指该软件的基于特定用户要求的设计和编程。在分散地理位置的大型组织选择此软件。
- 它专注于开发时高数据安全性。
- 软件安装和维护非常昂贵。
- 许多用户可以在不同的位置访问它。
- 在每个单元中,对用户的培训都是必须的。
- 软件是量身定制的,因此它们与公司MIS相互联系。
- 它更复杂。
帐户分组
计算机会计的重要部分之一是帐户分组。会计交易的分类是按照标准的。因为会计报告的准备取决于这些交易。
记录时的帐户分组是根据其性质的。它们被分类为主要,次要和亚组。特定的代码被分配给组以由计算机理解。
代码是对组的独特识别,以避免重复和错误。它可以是字母,数字或两者组合的形式。
计算机和手动会计之间的差异
基础 | 计算机会计 | 手动会计 |
---|---|---|
意义 | 在此,会计功能发生在计算机化会计系统中。 | 在此,会计师手动执行会计功能。 |
速度 | 速度更快,因为会计是数字化的。只有数据输入是手册,其余的会计软件可以完成。 | 会计速度很慢。由于人类做一项工作的能力有限。 |
数据存储 | 在此,数据的记录在软件内部。它可以保留大量数据。 | 在此,数据的记录是在论文和文件上。保留大量数据是一项挑战。 |
错误检测 | 软件显示在错误条目时正确提醒。 | 会计师可能会忽略一些错误。 |
数据安全 | 数据是高度固定的。 | 数据的安全性较低。 |
数据输入 | 致力于操作软件的人员输入数据。 | 会计师在帐户中手动输入。 |
知识 | 需要正确记录财务交易的基本知识。 | 需要深入的知识。 |
调整条目 | 无需通过单独的条目进行纠正。 | 会计师需要通过条目以纠正错误。 |
备份 | 该软件可以保留数据的备份,如果丢失,可以恢复数据。 | 一旦丢失的数据无法恢复。 |
结论
计算机会计是虚拟簿记。该会计系统使用硬件和软件进行数据存储和维护。
在会计中使用计算机可以准确,轻松维护和无错误的会计。公司可以根据他们的要求自定义可用软件。
传统上,公司手动维护帐户。它仍然由业务交易有限的小供应商使用。
在使用计算机会计系统之前,学习手册会计是必须的。
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